Prestação de contas do condomínio: o que o síndico deve apresentar

Prestação de contas é a apresentação documentada de tudo o que o condomínio arrecadou e gastou em um período. O artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil obriga o síndico a prestar contas à assembleia anualmente e sempre que solicitado. Ela precisa vir acompanhada de extratos, notas fiscais e comprovantes, não apenas de um resumo.

O que é a prestação de contas do condomínio?

É o conjunto de documentos que demonstra a movimentação financeira do condomínio em um período. Não é um relatório de opinião nem um resumo executivo: é a comprovação, item por item, de onde entrou e para onde saiu o dinheiro.

Duas palavras da redação legal costumam passar despercebidas. “Anualmente” é o mínimo, não o teto. E “quando exigidas” significa que a assembleia pode pedir a qualquer momento, sem precisar justificar.

Quando o síndico precisa prestar contas?

No mínimo uma vez por ano, na assembleia geral ordinária. Mas a boa prática, adotada pela maioria dos condomínios bem administrados, é mensal.

• Mensal: balancete do mês enviado a todos os condôminos, com extrato e comprovantes disponíveis para consulta.
• Anual: prestação consolidada do exercício, levada à assembleia de condomínio para aprovação.
• Sob demanda: sempre que a assembleia ou o conselho fiscal solicitar.
• Na saída: ao fim do mandato, antes de transferir a gestão ao síndico seguinte.

A prestação mensal não é exigência legal, mas reduz drasticamente o conflito na assembleia anual. Quem acompanha o mês a mês não descobre surpresas doze meses depois.

O que deve constar na prestação de contas?

Um balancete sozinho não é prestação de contas. Ele é o índice. A comprovação está nos anexos.

O extrato bancário é o documento central, e vale um alerta. Ele precisa vir emitido pelo banco, em nome do condomínio. Relatório de posição gerado pelo sistema da administradora não cumpre a mesma função, porque não é uma fonte independente. Essa distinção depende do modelo de conta individual ou conta pool adotado pela administradora.

Como o conselho fiscal deve conferir?

A conferência não precisa ser uma auditoria completa. Um roteiro de sete passos resolve a maior parte dos casos e cabe em uma tarde.

1. Confira o saldo inicial do período contra o saldo final do período anterior. Precisam ser idênticos.
2. Some as receitas do balancete e compare com os créditos do extrato bancário.
3. Some as despesas e compare com os débitos do extrato.
4. Sorteie de cinco a dez despesas, das maiores e de algumas aleatórias, e peça a nota fiscal correspondente.
5. Verifique a folha: número de funcionários, salários e encargos recolhidos, com as guias.
6. Cheque o fundo de reserva separadamente, conferindo se houve uso e se ele foi autorizado.
7. Compare com o orçamento aprovado e peça explicação para desvios acima de 10% em qualquer rubrica.

Se qualquer um desses passos não fechar, o conselho deve pedir esclarecimento por escrito antes da assembleia, e não durante. Discussão de número em assembleia costuma terminar sem conclusão e com desgaste.

O que acontece se o síndico não prestar contas?

A não prestação de contas é uma das hipóteses expressas de destituição. O artigo 1.349 do Código Civil permite que a assembleia destitua o síndico que não prestar contas, pelo voto da maioria absoluta dos presentes, em assembleia especialmente convocada para isso.

Além da destituição, o síndico pode responder pessoalmente por prejuízos causados ao condomínio. Por isso a prestação de contas não é apenas uma obrigação burocrática: é o instrumento que protege o próprio síndico.

Um síndico com documentação organizada tem como demonstrar que agiu corretamente. Sem ela, a boa-fé precisa ser provada por outros meios, o que é sempre mais difícil.

A assembleia rejeitou as contas. E agora?

A rejeição precisa ser fundamentada e registrada em ata, com a indicação do que exatamente não foi aceito. Rejeição genérica gera insegurança e costuma ser questionada.

• O síndico complementa a documentação e as contas voltam a nova assembleia.
• A assembleia contrata auditoria independente para o período em discussão.
• Havendo indício de irregularidade, a assembleia delibera sobre destituição e sobre as medidas cabíveis.

Em qualquer cenário, a orientação de um advogado do condomínio é recomendada antes de deliberar. Este artigo não substitui orientação jurídica.

Exemplo prático: o mês que não fechava

Um condomínio de 64 unidades tinha o balancete mensal em dia, enviado por e-mail a todos. O conselho fiscal nunca havia pedido os anexos, porque o resumo sempre parecia coerente.

Em março, um conselheiro decidiu conferir. Somou as despesas do balancete e comparou com os débitos do extrato. A diferença era de pouco mais de mil reais.

Não havia desvio. O que havia era uma despesa de manutenção de elevador lançada no mês da nota fiscal, e não no mês do pagamento efetivo. Um erro de competência, comum e sem má-fé.

O caso ilustra dois pontos. Primeiro, que a maioria das divergências tem explicação simples. Segundo, que ninguém teria percebido se o conselho não tivesse aberto o extrato, e que uma divergência real teria passado do mesmo jeito.

Checklist para levar à próxima assembleia

Imprima e leve. São nove itens, e a ausência de qualquer um deles é motivo legítimo para pedir complementação antes de votar.

• Balancete do exercício completo
• Extratos bancários de todos os meses, emitidos pelo banco
• Extrato separado do fundo de reserva
• Notas fiscais das despesas relevantes
• Relação atualizada de inadimplentes
• Folha de pagamento e guias de recolhimento
• Comparativo entre orçamento previsto e realizado
• Relação de contratos vigentes com vencimentos
• Parecer do conselho fiscal, por escrito

Na BBZ, que administra condomínios em São Paulo, no litoral e no interior desde 1983, a prestação de contas é mensal e vem com o extrato da conta individual do condomínio, o que permite ao conselho conferir sem depender de relatório intermediário.

Perguntas frequentes

De quanto em quanto tempo o síndico precisa prestar contas?

No mínimo anualmente, conforme o artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil, e sempre que a assembleia exigir. A prática recomendada é a prestação mensal.

Balancete e prestação de contas são a mesma coisa?

Não. O balancete é o resumo das receitas e despesas. A prestação de contas é o balancete acompanhado dos documentos que comprovam cada lançamento.

A administradora presta contas ou o síndico?

A obrigação legal é do síndico. A administradora produz e organiza a documentação, mas quem responde perante a assembleia é o síndico.

Qualquer condômino pode pedir a prestação de contas?

O condômino pode solicitar acesso à documentação. A prestação formal é feita à assembleia. Muitas convenções detalham o procedimento de acesso.

O conselho fiscal precisa aprovar as contas antes da assembleia?

O conselho emite parecer, que orienta a decisão. A aprovação é da assembleia. Muitas convenções tornam o parecer obrigatório antes da votação.

Por quanto tempo os documentos do condomínio devem ser guardados?

O prazo varia conforme o tipo de documento e a legislação aplicável, sendo mais longo para documentos trabalhistas e fiscais. Consulte o contador e o jurídico do condomínio.

Uma prestação de contas clara evita a maior parte dos conflitos

Quase toda discussão de assembleia sobre dinheiro nasce de informação incompleta, não de má-fé. Documentação organizada e enviada com antecedência resolve antes de virar debate.